1 OBJETIVO
La presente política tiene por objetivo definir, establecer los lineamientos, directrices
generales del programa, modelo, componentes, medidas para mitigar los riesgos de
fraudes, corrupción y otros delitos.
2 ALCANCE
La política de Prevención de Fraudes aplica en general para toda la organización, incluidos
agentes que participan de la operación comercial.
3 RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD
º Empleados de Afex
Transferencias y Cambios
Limitada.
- Realizar reportes o denuncias correspondientes,
en virtud de la implementación de las medidas
establecidas en el punto N°4 del presente
documento.
º Analistas de Cumplimiento
- Detectar posibles actividades sospechosas por
parte de clientes al realizar la debida diligencia. - Solicitar determinados documentos, de acuerdo a
umbrales establecidos por la empresa para
autorizar operaciones. - Actualizar perfiles de clientes, conforme sea
necesario. - Reportar operaciones inusuales o sospechosas al
Jefe de Cumplimiento.
º Jefe de Cumplimiento
º Oficial de Cumplimiento
- Revisar denuncias enviadas por medio del canal
de denuncia y liderar investigación relacionada a
los hechos denunciados, así como la comunicación al Comité de Cumplimiento de los resultados asociados a la investigación, de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento de Recepción,
Conocimiento y Funcionamiento de Canal de Denuncia, REF: PL-CUM-06”. - Realizar un análisis en cada uno de los hechos
reportados y evaluar qué medidas se emplearán en
cada caso, conforme a lo establecido en la “Política
de Reportes Internos de Operaciones
Sospechosas de Lavado de Activos y
Financiamiento de Terrorismo”, REF: PL-CUM-07.
4 DEFINICIONES
-
Delito: El artículo número 1 del Código Penal, lo define como, “toda acción u omisión
voluntaria penada por la ley”. -
Fraude: La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), lo define de la siguiente manera “puede abarcar cualquier delito para ganancia que utiliza el engaño como su principal modus operandi (...) en consecuencia, incluye cualquier acto intencional o delibrado de privar a otro de una propiedad o dinero por astucia, engaño, u otros actos desleales”.
-
Corrupción: El Ministerio Público lo define de la siguiente forma, “son todas aquellas conductas ilícitas cometidas por funcionarios públicos en el ejercicio de sus cargos, o aquellas que afectan el patrimonio del Fisco en sentido amplio. (...) Estos delitos pueden
ocurrir tanto en la administración del Estado, como en sus organismos centralizados o descentralizados, entidades autónomas, en las Municipalidades o los Gobiernos Regionales, y van desde un fraude al Fisco, pasando por una negociación incompatible, el cohecho y la violación de secretos (...).
5 ESTRUCTURA DE CONTROL
En Afex Transferencias y Cambios Limitada, se han implementado procedimientos y políticas de control interno para evitar operaciones que puedan configurar delitos, dentro de
los cuales se debe destacar la función que tiene el área cumplimiento, control interno y auditoría interna, evaluación externa, entre otras.
5.1 Estructuras de prevención
5.1.1 Debida diligencia de Clientes
En este contexto, se debe considerar el rol que tiene el área de Cumplimiento, ya que las gestiones que se realizan por parte de quienes forman parte de esta área es determinante, debido a que está a cargo de las funciones relativas la Prevención de Lavado de Activo y Financiamiento del Terrorismo en AFEX, para dichos efectos, se designa un Oficial de Cumplimiento y un Jefe de Cumplimiento. Lo anterior, se efectúa de común acuerdo entre
el Directorio y la Gerencia General de AFEX, dejándose constancia en las actas respectivas.
Asimismo, en esta área se encuentran los Analistas de Cumplimiento, quienes se encargan de acuerdo a sus funciones, de realizar la debida diligencia respectiva en cada caso
(continua, simplificada o reforzada). En este sentido, solicitan determinados documentos, de acuerdo a los umbrales establecidos, para poder autorizar las operaciones, con el objeto
de detectar posibles actividades sospechosas por parte del cliente y reportar una operación inusual o sospechosa en los casos en lo que sea necesario para que de esta forma se realice el análisis respectivo en cada caso, lo que en definitiva da lugar a determinadas gestiones que benefician la implementación de medidas frente a situaciones particulares que lo requieren de manera inmediata.
5.1.2 Registro de la Información de los clientes de AFEX
El registro de la información de los clientes de la empresa en la plataforma interna es muy útil para detectar indicios que permitan identificar comportamientos sospechosos o poco habituales por parte de los Clientes y con ello generar los perfiles de riesgo de los mismos que permitan detectar operaciones sospechosas. En este marco, AFEX mantiene registros con la información de cada uno de sus clientes, conforme a las Fichas de Clientes y a los
demás antecedentes que obren en su poder.
5.1.3 Capacitaciones
En AFEX se desarrollan y ejecutan programas de capacitación e instrucción permanentes a sus empleados a lo menos una vez al año. El programa de capacitación e instrucción contiene lo estipulado en el “MANUAL DE REGLAMENTO Y GUÍA INTERNACONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO”, REF MCL-01, así como los conceptos de lavado de activos y sus consecuencias para la actividad que realiza
AFEX, la normativa que regula la materia y sus sanciones, tanto administrativas como penales, así como también las señales de alerta y procedimientos a ejecutar frente a una operación de carácter sospechosa.
5.1.4 Procedimiento de Canal de Denuncia y Política de Reportes Internos
- Reportes
Los trabajadores de AFEX, que detecten una transacción inusual o una Señal de Alerta, de acuerdo a lo establecido en el “MANUAL DE REGLAMENTO Y GUÍA INTERNA CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO”, REF MCL-01,
deben comunicarla al Oficial de Cumplimiento y al Jefe de Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en la “Política de Reportes Internos de Operaciones Sospechosos de Lavado
de Activos y Financiamiento de Terrorismo”, REF PL-CUM-07.
- Denuncias
Los trabajadores que deseen realizar una denuncia para presentar los hechos constitutivos de delitos cometidos dentro de la compañía, deben utilizar los medios establecidos en el
“PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, CONOCIMIENTO Y FUNCIONAMIENTO DE CANAL DE DENUNCIA”, REF: PL-CUM-06.
5.1.5 Reglamentos y Manuales AFEX
AFEX posee diversos reglamentos y manuales internos que deben ser aplicados y conocidos por todas las personas que formen parte de la empresa, por lo que el cumplimiento de su contenido es obligatorio para cada trabajador de la empresa, dentro de
los cuales se encuentra la Procedimiento de Recepción, Conocimiento y Funcionamiento del Canal de Denuncias, Manual de Reglamento y Guía Interna Contra El Lavado De Activos Y Financiamiento del Terrorismo y Capacitación y Prevención de Lavado de Activos y Financiamientos del Terrorismo.
